Declaraţia de conformitate este un document care spune pe scurt că produsele x,y,z, care se regăsesc în factura nr. … din data de…, corespund din punct de vedere tehnic cu certificatele aferente lor.

            Este un document prin care producătorul confirmă pe propria răspundere că produsele pe care le fabrică și livrează respectă prescripțiile tehnice ale avizelor în baza cărora acesta vinde legal marfa pe piață.

            În cazul agenților de stingere, declarația de conformitate trebuie să cuprindă următoarele informații:

       - produsele livrate (model, cantitate) din factura cu numărul … din data de …;

       - denumirea și datele de contact ale producătorului;

       - numerele tuturor loturilor;

       -  standardele și directivele aplicabile;

       -  numerele certificatelor de conformitate emise de laboratoare autorizate;

       - numele și datele de identificare ale laboratorului care a emis certificatele;

       - referința la certificatul de management al calității precum și emitentul acestuia;

            Declarația de conformitate este valabilă emisă atât de producător, cât și de firmele revânzătoare, dacă este cazul.

            Conform OMAI 88/2012, articolul 17:  firmele distribuitoare au la rândul lor datoria să verifice înainte de procurarea bunurilor dacă producătorul deține certificate, introducere pe piață și dacă marfa pe care o revinde este în conformitate cu acestea.